Зачем агентству участвовать в digital-тендерах и как обойти конкурентов 

Зачем мне тендеры, если есть старый добрый сарафан, телеграм-каналы, Facebook и другие проверенные способы поиска заказчиков? Говорят, что участвовать в тендерах – долго, сложно да и вообще победит свой человек. Так рассуждают многие, а зря!

Расскажем, какие плюшки вы получите от участия в тендерах, как отличить хороший тендер от невыгодного и какие правила надо соблюдать, чтобы заказчик выбрал именно вас.

Что дает агентству участие в тендерах

Новые заказы

Если у вас дефицит лидов, участие в тендерах поможет получить новые проекты. Да, придется постараться, чтобы выбрали именно вас – об этом пойдет речь чуть ниже.

Крупные проекты

Если вы устали от мелких задач, вам сюда. Тендеры, как правило, организуют на долгосрочные проекты, которые обеспечат вам стабильность. Если хорошо себя зарекомендуете, велика вероятность, что потом к вам обратятся уже напрямую.

Работа на репутацию

Кейс о работе с крупным заказчиком можно и нужно добавить в портфолио как доказательство, что вы востребованы на рынке и сотрудничаете с лидерами бизнеса. Это наглядное признание вашего мастерства.

Положительные отзывы

Чем больше тендеров выигрывает агентство, чем выше оценки и лучше отзывы клиентов. Как правило, эта информация отображается в карточке агентства на тендерной площадке. А значит, тем проще будет в дальнейшем выигрывать тендеры, ведь заказчики просматривают карточки кандидатов, выбирая лучшего.

Новые связи и знакомства

Участие в тендерах – бесплатный способ познакомиться с новыми людьми, наработать связи, которые могут пригодиться в дальнейшем. Даже если организатор тендера не выберет вас в этот раз, он может запомнить вас и затем обратиться напрямую при необходимости.

А как же коррупция, бюрократия и вот это все?

К сожалению, отношение к тендерам в нашей стране не очень хорошее. Плохая новость: во многом это оправдано (все мы знаем истории, как тендеры выигрывали двоюродные тетушки заказчика, а потом все дружно пилили бюджет). Хорошая новость: к digital это мало применимо. Здесь все намного проще.

Есть специальные тендерные площадки, которые специализируются на тендерах в сфере digital, например Workspaсe. Там нет никакой бюрократии: не нужно оформлять ЭЦП и спецсчет, аккредитовываться, заполнять кучу документов и прочее. Достаточно зарегистрироваться, заполнить карточку агентства, выбрать специализацию (разработка сайта или мобильного приложения, контекстная реклама, поисковая оптимизация, маркетинг, PR, SMM) и вперед, искать подходящие задачи и подавать заявки.

Все ли тендеры одинаково полезны?

Увы, мы живем не в идеальном мире и среди тендеров тоже есть небезопасные и невыгодные. Расскажем, как их выявить.

Как выявить фиктивный тендер?

1. К сожалению, до сих пор бывают случаи, когда сомнительные тендерные площадки предлагают оплатить сам факт участия в торгах или процент от стоимости. На безопасных тендерных площадках у вас не потребуют никаких денег за само участие (бывают, конечно, дополнительные платные опции, но они не обязательны). Поэтому, если в тендерной заявке указана стоимость участия, лучше проходите мимо.
2. Изучайте и проверяйте информацию об организаторах тендера (контактное лицо, контакты, название компании и т.д.). Лучше пробивать ее в поисковиках – например, по ИНН или названию компании, а также изучить сайт организатора тендера и позвонить по указанным телефонам, чтобы убедиться, что такая компания действительно существует.

На Workspaсe есть лайфхак: если тендер организовывался с корпоративного ящика, в объявлении делается соответствующая пометка. Тендеры с такой пометкой вызывают больше доверия. Это максимально снижает вероятность того, что тендер фиктивный: кто же будет светить корпоративную почту для сомнительных целей?

Как выявить невыгодный тендер?

Каждый подрядчик решает сам – на основе здравого смысла, собственного опыта и ценового сегмента, в котором работает, – какие тендеры выгодны, а какие – нет. Этот момент зависит от множества факторов, и стоимость – один из самых важных.

Часто, чтобы принять окончательное решение, нужно предварительно пообщаться с заказчиком. Особенно если в объявлении указан большой разброс в бюджете или нет точной информации об этом.

Но есть и не такие очевидные моменты. Шансы на то, что тендер будет выгодным, повышаются при условиях:

• если речь идет об услуге, на которой вы специализируетесь. Например, если заказчик ищет агентство или студию на разработку сайта под ключ, а вы ранее занимались только программированием или дизайном, победить более опытных разработчиков в тендере будет почти нереально, да и ресурсов на реализацию проекта уйдет в итоге больше. Также важна специализация на отрасли деятельности заказчика. Если вы не раз делали сайты медицинской тематики, то при работе с аналогичным заказом затратите меньше времени на выдвижение и проверку гипотез. При этом вероятность ошибок снижается, а процесс реализации оптимизируется;
• если организатор тендера демонстрирует максимум сознательности: четко знает, что именно хочет, и заранее объявляет критерии, по которым будет оценивать качество работы. Бывают тендеры, где ТЗ слишком размытое или краткое – в этом случае смело запрашивайте конкретику. Это на руку всем: организатор тендера оценит серьезность ваших намерений, а вы поймете, что именно придется выполнять и устраивает ли вас это;
• если организатор понимает, что укладывается в указанный бюджет с запасом 25-30%. Как показывает практика, бюджет проекта порой повышается уже в процессе работы. Причем часто именно по вине заказчика, когда у него внезапно появляются новые требования и дополнительные хотелки. В случае, если бюджет вырастет, а у заказчика нет дополнительных средств, с оплатой могут возникнуть проблемы;
• если заказчик ставит в заявке адекватные сроки исполнения, чтобы у подрядчика было достаточно времени на реализацию проекта с небольшим запасом. Работая с конкретным заказчиком впервые (то есть еще не зная его), нельзя быть уверенным в том, что он будет оперативно согласовывать этапы проекта, давать обратную связь и не добавлять внезапные пожелания уже по ходу работы. Поэтому лучше обезопасить себя, заложив небольшой временной запас на возможные форс-мажоры.

Какие правила надо соблюдать, чтобы выигрывать тендеры

Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам выиграть крупный тендер.

Участвуйте в тендерах по вашей специализации

И снова повторим: нужно брать проекты по услугам, на которых вы специализируетесь. Почему?

• на подготовку отклика на тендер понадобится гораздо меньше времени, чем пришлось бы потратить, если бы речь была о новой для агентства услуге;
• если у вас большой опыт, значит, есть и соответствующая аналитика, которая сделает КП эффективнее и полезнее;

• в портфолио, на которое обязательно будет обращать внимание организатор тендера, уже есть соответствующие проекты;

  

• у вас, скорее всего, есть и отзывы, и кейсы с цифрами, в которых отражено, как именно вы помогли заказчику и какую пользу принесли его бизнесу. А у некоторых, возможно, даже есть награды в конкурсах, полученные за проект этой же тематики.

Прокачайте профиль агентства на тендерной площадке

Кому больше поверят заказчики: пустой странице с краткой информацией или развернутому описанию агентства с перечислением услуг, портфолио и кейсами, отзывами, контактной информацией? При просмотре заявок организатор тендера первым делом посмотрит профили тех, кто откликнулся.

Что должно быть в профиле:

• специализация – ну вы поняли:);
• рассказ о компании: сколько лет работает агентство, где базируется, сколько человек в команде и т. д.;
• портфолио и кейсы;
• достижения: победы в других тендерах, места в рейтингах и профессиональные награды;
• отзывы – на Workspaсe отзывы могут оставлять только те заказчики, тендер которых выиграло агентство, это вызывает больше доверия у других потенциальных клиентов;
• контакты – так вы убедите заказчика в вашей порядочности и открытости. А еще есть шанс, что заказчик так влюбится в ваше агентство, что захочет связаться с вами напрямую, без организации тендера.

Проработайте алгоритм работы с тендерами

1. Определите сроки реакций, стандарты коммуникаций и т.д. Конечно, понимание достигается с опытом, но даже если вы впервые участвуете в тендере, все же попытайтесь отслеживать эти моменты.
2. Выработайте внутренние стандарты тендерной документации и следуйте им. Подготовьте заранее нужные фирменные бланки, образцы и шаблоны презентаций.
3. Выделите конкретное ответственное лицо (например, офис-менеджера или менеджера проектов). Доверьте ему подготовку документации, мониторинг тендеров и проработку откликов на них. И обязательно продумайте систему мотивации для этого сотрудника!

Не грешите однотипными откликами на разные тендеры

Проявляйте индивидуальный подход к каждому заказчику. Когда пишете коммерческое предложение (пример хорошего КП на разработку сайта), делайте акцент на практическую пользу для заказчика (например, сайт поможет ему привлечь новых клиентов и повысить лояльность уже имеющихся, помочь пользователям разобраться в продукте заказчика, увеличить продажи и т. д.).

Вывод

1. Тендеры – это не всегда трудозатратно и долго. Нужно выбрать современную тендерную площадку без бюрократии и сложной процедуры участия.
2. Участие в тендере может дать агентству новые заказы, крупные проекты, положительные отзывы и укрепление репутации.
3. Внимательно изучайте ТЗ, условия тендера и информацию о компании, чтобы вовремя выявить фиктивные и невыгодные тендеры.
4. Чтобы выиграть тендер и сэкономить свои ресурсы, откликайтесь на заявки по вашей специализации, проявляйте индивидуальный подход к заказчикам, прокачивайте профиль агентства, прорабатывайте алгоритм работы с тендерами.

Итак, не так страшен тендер, как о нем говорят: выиграть его вполне реально, если подойти к делу сознательно и ответственно и соблюдать рекомендации, описанные в статье. Успехов, коллеги!